Følsomhetsnivå

Følsomhetsetiketter i Microsoft 365 brukes for å klassifisere og beskytte organisasjonens data (dokumenter, e-post, Teams etc.).

Offentlig

Informasjon som er offentlig tilgjengelig eller skal publiseres. Kan deles fritt internt og eksternt.

Eksempler: Offentlige postjournaler, møteinnkallinger/-protokoller (uten unntatte vedlegg), generell informasjon på kommunens nettsider, pressemeldinger.
Formål: Identifisere informasjon som ikke krever beskyttelse mot spredning.

Intern

Informasjon ment for ansatte og interne prosesser i kommunen. Skal som hovedregel ikke deles eksternt uten særskilt vurdering eller godkjenning. Dekker mye av den daglige driften som ikke er offentlig, men heller ikke underlagt lovpålagt taushetsplikt eller spesielt sensitiv.

Eksempler: Interne arbeidsdokumenter, utkast, referater fra interne møter, driftsinformasjon, intern veiledning.
Formål: Hindre utilsiktet deling utenfor kommunen og markere at informasjonen ikke er offentlig.

Fortrolig

Informasjon som er unntatt offentlighet etter Offentleglova, inneholder (vanlige) personopplysninger, er underlagt lovpålagt taushetsplikt (f.eks. etter Forvaltningsloven), eller annen informasjon som kan medføre en viss skade for kommunen, enkeltpersoner eller tredjeparter hvis den kommer på avveie. Krever begrenset tilgang og forsiktig håndtering.

Eksempler: Saksdokumenter med personopplysninger (søknader, vedtak), personalmapper, budsjettdokumenter under arbeid, interne vurderinger som er unntatt offentlighet.
Formål: Beskytte sensitiv og taushetsbelagt informasjon mot uautorisert tilgang og spredning.

Strengt fortrolig

Svært sensitiv informasjon der lekkasje kan medføre betydelig skade eller ulempe for enkeltpersoner, kommunen eller tredjeparter. Dekker typisk særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger), informasjon av stor økonomisk verdi, eller informasjon knyttet til sikkerhet og beredskap. Tilgangen skal være strengt begrenset til personer med tjenstlig behov.

Eksempler: Særlig sensitive helseopplysninger, saker fra barnevernet, informasjon om sikkerhetstiltak, forhandlingsposisjoner med stor økonomisk betydning.
Formål: Gi den sterkeste beskyttelsen for den mest sensitive informasjonen.

De viktigste grunnene er:

Konsistens: Sikrer at sikkerhetspolicyer brukes likt på tvers av M365-tjenester.

Sikkerhet: Automatisk bruk av kryptering, tilgangskontroll og visuelle merker (som vannmerker) for å beskytte sensitiv informasjon.

Overholdelse: Hjelper med å oppfylle krav i lover og regler (som GDPR/Personvernforordningen).

Hindrer datatap (DLP): Forhindrer utilsiktet eller uautorisert deling av klassifisert informasjon.

Brukerbevissthet: Gjør brukere oppmerksomme på dataens sensitivitet og hvordan den skal håndteres.